什么是會計(jì)檔案?會計(jì)檔案管理，又有哪些問題需要注意呢?

會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

那么，會計(jì)檔案管理，哪些問題需要注意呢?且看下方~

哪些會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔?

根據(jù)規(guī)定，下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

1.會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

2.會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告;

4.其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會計(jì)檔案有何時(shí)限要求?

單位的會計(jì)機(jī)構(gòu)或會計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(統(tǒng)稱單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間，會計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)注意哪些問題?

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

單位保存的會計(jì)檔案能否對外借出?

單位保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案，確保借入會計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)履行哪些銷毀程序?

經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

1.單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2.單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

會計(jì)檔案的保管期限

會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。具體要求如下：

《企業(yè)和其他組織會計(jì)檔案保管期限表》

序號

檔案名稱

保管期限

備注

一

會計(jì)憑證

1

原始憑證

30年

2

記賬憑證

30年

二

會計(jì)賬簿

3

總賬

30年

4

明細(xì)賬

30年

5

日記賬

30年

6

固定資產(chǎn)卡片

固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年

7

其他輔助性賬簿

30年

三

財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告

8

月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告

10年

9

年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告

永久

四

其他會計(jì)資料

10

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

10年

11

銀行對賬單

10年

12

納稅申報(bào)表

10年

13

會計(jì)檔案移交清冊

30年

14

會計(jì)檔案保管清冊

永久

15

會計(jì)檔案銷毀清冊

永久

16

會計(jì)檔案鑒定意見書

永久

《事業(yè)單位和稅收會計(jì)檔案保管期限表》

序號

檔案名稱

保管期限

備注

財(cái)政

總預(yù)算

行政單位

事業(yè)單位

稅收

會計(jì)

一

會計(jì)憑證

1

國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證

10年

10年

2

各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表

10年

3

行政單位和事業(yè)單位的各種會計(jì)憑證

30年

包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表

4

財(cái)政總預(yù)算撥款憑證和其他會計(jì)憑證

30年

包括：撥款憑證和其他會計(jì)憑證

二

會計(jì)賬簿

5

日記賬

30年

30年

6

總賬

30年

30年

30年

7

稅收日記賬(總賬)

30年

8

明細(xì)分類、分戶賬或登記簿

30年

30年

30年

9

行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)卡片

固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年

三

財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告

10

政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告

永久

下級財(cái)政、本級部門和單位報(bào)送的保管2年

11

部門財(cái)務(wù)報(bào)告

永久

所屬單位報(bào)送的保管2年

12

財(cái)政總決算

永久

下級財(cái)政、本級部門和單位報(bào)送的保管2年

13

部門決算

永久

所屬單位報(bào)送的保管2年

14

稅收年報(bào)(決算)

永久

15

國家金庫年報(bào)(決算)

10年

16

基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)(決算)

10年

17

行政單位和事業(yè)單位會計(jì)月、季度報(bào)表

10年

所屬單位報(bào)送的保管2年

18

稅收會計(jì)報(bào)表

10年

所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送的保管2年

四

其他會計(jì)資料

19

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

10年

10年

20

銀行對賬單

10年

10年

10年

21

會計(jì)檔案移交清冊

30年

30年

30年

22

會計(jì)檔案保管清冊

永久

永久

永久

23

會計(jì)檔案銷毀清冊

永久

永久

永久

24

會計(jì)檔案鑒定意見書

永久

永久

永久

注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會計(jì)檔案保管期限，按行政單位會計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。

推薦閱讀：